Fra oppstartssamlingen for delprosjektene høsten 2026. nykommuneilofoten.no / Ida Christensen

Felles for prosessen og delprosjektene

Gjennom prosessene jobbes det med å ivareta bred involvering for å sikre at erfaringer, kjennskap og fagkunnskap danner grunnlaget for utviklingen av den nye kommunen.

De ulike delprosjektene består av tillitsvalgte, vernetjenestene og ressurspersoner fra begge dagens kommuner, samt en delprosjekteier og en delprosjektleder. 

For å styrke kapasiteten gjennom prosessen har vi fått tilskudd som skal dekke engangskostnader og som gir rom for ekstra bistand inn i delprosjektene. Dette gjelder blant annet frikjøp av tillitsvalgte og vernetjenestene, og eksterne ressurser til prosjektledelse og lederstøtte. 

Det hjelper kommunene til både å sikre involvering underveis, samtidig som daglig drit ivaretas.

Vi planlegger å sende ut en kort status fra delprosjektene i månedlig takt. Har du spørsmål knyttet til prosjektarbeidet i mellomtiden, kan du ta kontakt med nærmeste leder eller tillitsvalgt. Du kan også kontakte en av de tillitsvalgte som har frikjøpt kapasitet inn i prosjektet.

Delprosjekt 1: Oppvekst

Delprosjekt for «Oppvekst» er i gang med å kartlegge hvordan oppveksttjenestene er organisert og fungerer i begge dagens kommuner. 

Vi er i gang med å gjennomføre en nåsituasjonsanalyse som blant annet ser på organisering og tjenestetilbud, rutiner og planverk, bemanning og kompetanse, samt digitale løsninger. 

Målet er å få et godt felles faktagrunnlag for å se hva kommunene gjør likt og ulikt i dag, hva som fungerer godt og bør tas med videre, og hva som må harmoniseres eller utvikles når vi skal bli én felles kommune.

En viktig oppgave fremover blir å avklare hvordan oppvekstområdet skal organiseres i den nye kommunen. For skole og barnehage må vi planlegge med utgangspunkt i skole- og barnehageåret 2027/2028. Det betyr at en del nødvendige avklaringer bør være på plass tidligere enn selve etableringen av Vest-Lofoten kommune 1. januar 2028, slik at vi kan legge til rette for en god og forutsigbar overgang. 

Arbeidet med organisering ses derfor i tett sammenheng med det overordnede arbeidet med organisasjonsutvikling – og ansatte, ledere, tillitsvalgte og relevante fagmiljøer skal involveres underveis.

Ambisjonen for arbeidet er «barnets beste i hele Vest-Lofoten», med likeverdige tjenester, helhetlig oppfølging og gode overganger for barn, unge og familiene deres.

Delprosjekt 2: Helse og mestring

Delprosjekt «Helse og mestring» skal bidra til å forberede etableringen av helse- og mestringstjenestene i den nye kommunen. 

Målet er å utvikle et godt og helhetlig tjenestetilbud som bygger videre på styrkene i dagens tjenester i Moskenes og Vestvågøy, samtidig som vi bruker sammenslutningen som en anledning til å se på hvordan tjenestene best kan organiseres og utvikles i nye Vest Lofoten kommune. 

Vi har delt arbeidet inn i ulike tema som skal belyse sentrale deler av helse- og mestringsområdet og bidra til at vi får et solid grunnlag for nødvendige valg frem mot sammenslutningen.

Frem mot 1. januar 2028 vil arbeidet fordeles over fire faser. Først skal vi etablere et felles kunnskapsgrunnlag og få oversikt over dagens tjenester i de to kommunene. Deretter vil vi arbeide videre med å utvikle og vurdere løsninger for den nye kommunen, før løsningene konkretiseres og forberedes for gjennomføring. 

Ansatte og ledere vil bli involvert underveis i arbeidet, og prosessen skal både ivareta det som må være på plass når den nye kommunen etableres og legge grunnlag for videre utvikling av tjenestene.

Akkurat nå er hovedaktiviteten å kartlegge nåsituasjonen i Moskenes og i Vestvågøy. Vi innhenter blant annet informasjon om hvordan tjenestene er organisert, bemanning og ressursbruk og hvilke rutiner, prosedyrer og arbeidsmåter som benyttes i dag. 

Dette skal gi oss et felles bilde av likheter og forskjeller mellom kommunene og et godt utgangspunkt for det videre arbeidet. I denne fasen er målet først og fremst å forstå dagens situasjon godt. Vurderinger av hvordan tjenestene konkret skal organiseres i den nye kommunen vil komme senere i prosessen.

Delprosjekt 3: Samfunn og teknikk

Dette delprosjektet omhandler tjenester som «bare skal virke» uten at man tenker over det i det daglige. Vi leverer tjenester knyttet til vei, vann, avløp og renovasjon. I tillegg dekker vi brann og redning, parkering og all saksbehandling knyttet til bygg og reguleringer, for å nevne noe. 

Fra 1. januar 2028 skal vi være én felles tjeneste for Vest-Lofoten kommune. 

Selv om vi er et stort og mangslungent område, har vi noen fordeler: Vestvågøy og Moskenes samarbeider allerede på flere områder, blant annet gjennom ulike vertskommuneavtaler. Eksempelvis der Vestvågøy håndterer byggesaker for Moskenes.

Begge kommunene er med i interkommunale selskaper som Avfallsselskapet LAS og Lofoten Brann- og redningstjeneste. Her må vi se på hvilke konsekvenser det også får for de andre eierne når vi slår oss sammen til én kommune.

På alle områdene vil arbeidet bestå av å kartlegge likheter og ulikheter mellom kommunene og gjøre vurderinger av hvordan likheter og ulikheter kan håndteres. Det kan være harmonisering av gebyrer, etablering av felles planverk eller hvordan etablere ett felles tjenesteområde på bakgrunn av ulik størrelse, kultur og tradisjoner.

Delprosjekt 4: Stab og støtte

Delprosjektet «Stab og støtte» har etablert en prosjektgruppe med nøkkelressurser fra både Vestvågøy og Moskenes innen blant annet HR, økonomi, arkiv, IKT og virksomhetsstyring. 

Prosjektgruppen arbeider med å legge et godt grunnlag for framtidige stab- og støttefunksjoner i den nye kommunen. Målet er at stab og støtte skal gi tydelig retning, god støtte og bedre beslutninger i hele organisasjonen.

De siste ukene har prosjektgruppen utarbeidet målbilde, mandat og overordnet prosjektplan. 

Arbeidet er nå inne i en kartleggingsfase der vi samler og gjennomgår eksisterende dokumentasjon, arbeidsprosesser, systemer og organisering i begge kommunene. 

Kartleggingen skal gi et faktagrunnlag for å identifisere styrker, utfordringer og forbedringsområder, og danne grunnlag for videre arbeid med organisering, virksomhetsstyring, arbeidsgiverpolitikk og digitalisering i den nye kommunen.

Delprosjekt 5: Helhetlig organisasjonsutvikling

Delprosjektet «Helhetlig organisasjonsutvikling» ble opprettet noe senere enn de øvrige delprosjektene, da man så et behov for å jobbe mer overordnet med organisasjonsutvikling og omstilling, kompetanseheving og kommunikasjon.

Delprosjektet består av en prosjektgruppe og en referansegruppe, der kommunalsjefene utgjør sistnevnte.

Vi har de siste ukene arbeidet med mandat, målbilde og en overordnet plan for arbeidet som skal gjøres fremover. Her jobbes det også videre med å heve kompetansen om omstilling og arbeidsrettslige føringer, samt å identifisere risikoer og avhengigheter til andre prosjekter.

Prosjektgruppen er allerede i gang med å etablere et felles bilde av dagens situasjon i Vestvågøy og Moskenes kommuner. Dette omfatter blant annet å kartlegge styrker og forbedringsområder i dagens organisering, og gjøres gjennom et analysearbeid på tvers av alle delprosjektene. Dette skal resultere i en nåsituasjonsanalyse. 

Parallelt med dette skal vi gjennomføre en workshop hvor både delprosjekt- og referansegruppen skal jobbe med utvikling av prinsipper for ny organisering. Disse prinsippene vil danne grunnlag og rettesnor for utvikling og beslutninger om fremtidig organisering. 

Deretter vil vi jobbe frem alternativer til fremtidig organisering. Gjennom arbeidet vil ledere og medarbeidere få mulighet til å medvirke.

Delprosjekt 6: Digital transformasjon

Delprosjektet «Digital transformasjon» skal bidra til at nye Vest-Lofoten kommune får digitale løsninger og arbeidsprosesser som henger godt sammen fra start. 

Målet er ikke bare å få dagens løsninger til å fungere sammen, men å bruke sammenslutningen som en mulighet til å utvikle bedre arbeidsmåter og tjenester og skape en mer helhetlig og fremtidsrettet kommune.

En viktig oppgave er å etablere en felles måte å styre og prioritere digital utvikling på. Det vil gjøre det enklere å prioritere tiltak på tvers av tjenesteområdene, tydeliggjøre hvem som har ansvar for hva, og følge opp at tiltakene gir ønskede resultater. 

Målet er at dette er på plass innen 1. januar 2028, slik at den nye kommunen fra starten har et godt grunnlag for å prioritere og videreutvikle digitale løsninger ut fra behov, kapasitet og forventede gevinster.

Samtidig kartlegger delprosjektet systemene og de digitale løsningene som brukes i kommunene i dag, og hva som må samordnes før 1. januar 2028 for å sikre stabil drift fra første dag. 

Vi ser også på hvordan teknologi, data og KI kan bidra til enklere arbeidsprosesser, bedre tjenester og smartere bruk av kommunens ressurser. 

Delprosjekt 7: Moskenes

Fellesnemnda har i oktober også igangsatt et nytt delprosjekt som skal arbeide med framtidig aktivitet i Moskenes. Delprosjektet skal inngå i den vedtatte prosjektorganisasjonen, og kommunedirektøren i Moskenes blir delprosjekteier her.

Mer informasjon om delprosjektet kommer.

Styring i delprosjekter

Du kan se oversikten over struktur og organiseringen i hvert delprosjekt her:

Hvem gjør hva? (nykommuneilofoten.no)